施設栄養士の仕事 【⑬保健所対応や監査対応】

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監・立ち入り調査員

施設栄養士の仕事 ⑬保健所対応や監査対応

施設で働く栄養士のイレギュラーな仕事として、年に1度行われる保健所の立ち入り調査や数年単位で行われる監査があります。

こういったイベントの前にはきちんと指定された書類を準備しておくこと
当日のヒアリングに参加して、保健所や監査担当の方とのやり取りを行う必要があります。

その他栄養士業務については

>>>施設栄養士の仕事【①献立作成】の冒頭部分にリンクを貼ってあります。

保健所対応

保健所は本来、1年に1度現場を見に来ると共に、必要な書類が整備されているのか、事前の調査書などに偽りがないかを確認します。

本来という書き方をしたのは、僕のいる地域では、保健所の人手が足りな過ぎて数年に1度くらいの周期でしか来ないためです。

基本的にいつもの業務がきちんとできていれば問題はありません。

基本的に保健所の方が重要視するのは
①厨房内で汚染・非汚染区域が明確に分かれているか
②①の行き来をする際に着る物や履物を変えているか
③納品から提供までの動線はきちんとできているか
④保存食はきちんと2週間分保管がされているか
こういった点になります。

保健所なので、やはり衛生的な部分を意識して見ていきます。

書類に関しては記録類がきちんとしているかを見ていきます。
中心温度や冷ますものは冷ました後の温度の記載などを特に見て行った記憶があります。

あとは、うちの地域では12月の頭に、11月実施分の状況について書類を事前に保健所に提出していて、それに誤りがないかを確認していきます。

気になるところがあれば、こちらに確認を取ってきます。

実際に確認してどうだったかという報告書は、立ち入り調査後1ヶ月くらいで報告書がきて、気になる点については指摘項目として記載されます。

次に来る時までに、指摘事項を改善しておくことが望まれる、という具合です。

監査対応

監査については自治体、うちの施設は市の監査担当の方が来て書類のチェックや聞き取りを行っていきます。

こちらは保健所と異なって、お金関係をメインに見ていきます。
僕の法人では、栄養士は現金を使用することがないので、納品書や請求書がきちんと整っていればそんなに問題はありません。

衛生や各種書類については
「私たちは栄養の専門家ではないので、内容の詳細よりも、きちんとした書式に書かれているか、必要な押印があるか、日付は正しいかを見ています」と以前の監査の方が教えてくれました。

検食簿などは、記載漏れや時間が不正確だったり、押印が漏れていたりしやすいので、監査前には一度チェックしておくことをおすすめします。

監査の際、栄養ケアマネジメントを行っている場合は要注意!

僕はちょっと前まで入所施設で栄養ケアマネジメントを行い、栄養ケアマネジメント加算をもらう方式の仕事をしていました。

こうなるとチェックが厳しくなります。
加算をつけるに値するだけの仕事がなされているのか、がチェック項目に入ってくるためです。

・栄養ケア計画の日付は本人の入所日と照らし合わせて齟齬がないか
・栄養ケアは適宜更新されているか、更新ごとに必要なサインはあるか
・スクリーニングとアセスメントは定期的な更新が行われているか
・本人の健康リスクについての見立ては適正か
・栄養ケア作成前に他職種での会議が実施されているか、その記録があるか
こういった点については細かいと感じるくらいヒアリングの際に突っ込まれました。

そこの施設は施設立ち上げ当初から栄養ケアマネジメントを行うための仕組みを作っていたので、問題ありませんでしたが、そうでない場合には最初に何らかの指摘が入るくらいはしかたないかもしれません。

あまりにもひどい場合は加算分を遡って返還しなければいけないこともあるので、栄養士としてはプレッシャーを感じる部分です。

保健所や監査対応の注意点

実は担当の方によって言う事が大きく違います。

去年細かく言われたから、凄く気を使って書類を作ってみたら、次の年に担当が変わっていて、「ここまでやらなくても・・・」と言われたり

何時間も質問責めに合った次の年には世間話をして帰るだけだったり

一応チェックする項目のガイドラインはあるようですが、個人差が大きすぎて、指摘呼応目についてどこまで真摯に受けとめるかは、施設全体で確認してから取り組む方が良いと思います。

監査前に施設で意思統一をしておく重要性

実際に立ち入りや監査の前後には施設のトップを交えて、対策や今後の方針を話し合っておくことが大事です。

書類についての説明もどう行うのかなど統一性がないと、自分の施設が不利益を受けるだけでなく、訪れる方も説明が一致せずに混乱してしまいます。
スムーズにこなすこと、余計な指摘を避ける事まで考えて、施設としての意見をまとめておきます。

全員で相談できない時は偉い人と個別に相談して、栄養士の各書類の存在理由くらいは伝えておきましょう。

何も相談していないところで指摘を受けると
「栄養士がきちんと仕事をしていない」と勘違いされてしまうことにもなるので。

施設栄養士の仕事 保健所・監査対応のまとめ

栄養士の仕事としては回数も少ないので、なかなか慣れることのない仕事になります。
学生時代の定期テストみたいな感じですね

やはりテストと同様で事前の準備が重要になりますが、毎日きちんとやることをやっておけば事前の準備も少なくて済みます。

僕もこのところは監査前でも特別な仕事をすることもなく、必要な書類を箱にまとめて監査の方に見やすくしておくくらいしか行っていません。

社会人になったばかりの時には
書類が揃っているか中身を全部確認したり、押印もれを探して前日にあちこちにハンコをもらったりドタバタしていましたが・・・

今では他の職種の職員がドタバタしているのを尻目に、監査前日でもしっかりと定時に帰るくらいには毎日の仕事ができています。

慣れにくいとは書きましたが、何事も経験という面もありますね。

その他栄養士業務については

>>>施設栄養士の仕事【①献立作成】の冒頭部分にリンクを貼ってあります。