ミスを上司に報告する際のコツ
栄養士業務に限ったことではなく、仕事にはミスはつきものです。
謝り方についても業種で多少の差異はあるでしょうが、基本的には抑えておくべきコツについては同じようなものになります。
今回は僕が上司にミスを報告する際に気を付けていることをいくつか紹介していきます。
ミスを素早く報告する重要性
まず、ミスが発覚したら、それがどれだけ急いで対応する必要なのかを考えます。
急がなくても良い場合は後で書いていく内容について考えたうえで報告に行きます。
栄養士のミスで最も怖いのが、当日提供するべき食事についてもミスです。
お昼の食材が足りない・・・調理が間に合わない・・・など
こういったものは気が付いたらすぐに報告するべきです。
なぜなら、報告された側も何かしらの判断をする必要があるためです。
報告が遅くなると「なぜもっと早く報告しなかった！」と怒られる要因を増やすだけです。
自分のミスは報告しにくい＆怒られるのが嫌でついつい報告を渋りがちですが、嫌なことこそ早く済ませた方が全体にとって良い結果になりやすいです。
作業によっては報告後も変更もあり得るので給食のように時間と戦う仕事の場合には迅速さは生命線です。
ミスを報告する際に意識する点
では、ここからは報告する際に具体的にどんな点に注意をするべきなのかを書いていきます。
ミス報告のコツ ①誰のミスかを明確に
恐らく報告に行く人がミスをしていることが多いと思います。
この場合には報告の冒頭に
「私のミスで」と入れます。
これが最も大切だと思っています。
誰のミスであるかを明言しない、あるいは最後の方に持ってくると、相手からは自分のミスについての言い訳、あるいは自分のミスを認めていないかのように聞こえてしまいます。
そうなると相手としてフォローしてあげようという意識が薄くなってしまうこともあります。
基本的に「誰が」→「どうした」という流れでの報告は必須で、これに必要に応じて「いつ」が入るという点は最低でも抑えるべきだと思います。
ミス報告のコツ ②簡潔に事実だけを
自分のミスである場合には、その背景を語ることで大したミスでないように感じてもらいたいと思ってしまったり、仕方がないと同情してもらいたい気持ちから無意識に報告が長くなりがちです。
ですが、余計な情報は相手を混乱させたり、むしろ誤解につながるので、言い訳は一切せず潔い報告にします。
例として「私の発注量の記入ミスで昼に使用する肉（食材）が足りていない状況です」のようなシンプルが良いと思います。
これで伝わるのに、あえて余計な言葉を付け足してはいませんか？
その場合には自分の何らかの感情が、シンプルな報告を妨げているということです。
事情を理解してもらいたい気持ちは分かりますが、実は長い説明のせいで相手からは「説明が苦手」「責任感が足りない」など、こちらの想いとは正反対の評価をされてしまうことも少なくありません。
実際僕が他職種からミスの報告を受ける側になる時には、話が長くなる相手には、「そのミスで何が起こっていて、私は何をすれば良いですか？」と途中で聞いてしまいます。
これを聞くと大体の相手は必要なことだけをスラスラ答えてくれるので、みんなミスに対してネガティブになりすぎているとも思います。（若い頃ならいざ知らず、この10年くらい僕は職場で報告に対して怒ることはないのですが・・・）
まぁ、ミスをした以上怒られる覚悟は必要ですが。
報告がシンプルな方が良い理由のもう一つは、報告後、対策を講じる必要がありますが、そこまでの判断、実施のための時間も限られていることが多いからです。
対策を講じるまでの時間は短いほど良いです。
例えば、お客様への迷惑をかけてしまったという場合。
謝罪は遅れれば遅れるほど相手の印象も悪くなります。
マイナスなことほど早急に取り組むことが大切だと言えます。
むしろミスを隠さず、事実だけを速やかに報告できる人は信用されることにもつながります。
ミスした時こそ、本来の人間性も試されていると言えるかもしれないです。
ミス報告のコツ ③対策も考える
報告の際、できれば対策までを自分で考えておきたいところです。
上記の例で言うと
「私の発注量の記入ミスで昼に使用する肉（食材）が足りていない状況です」だけでなく、さらに「今から業者に頼んでも間に合わないので、自分で近くの肉屋まで買いに行っても良いでしょうか？」という感じです。
もちろんその方法がOKされるかは分かりませんが、一つの案を提示することで話がスムーズに進むことも多いです。
ここで提示する案は実際にその方法でしのぐことができるものでなくていけません。
適当なことを言うと更に怒られるだけです。
でも、きちんと対策まで自分で考えることができたのであれば、それは評価される点でもあります。
ミスしておいて「どうしたら良いでしょうか？」というのも無責任ですから、しっかりとやりたいところです。
まとめ
今回は自分がミスした時の報告という点を書いていきました。
はっきり言っておきたいのは、「ミスをしない人間はいない！」ということです。
最近、僕がネット通販で購入した商品にあちらの手違いがあって問い合わせをしたところ、非常に迅速で丁寧な対応をしていただきました。
こうなると、最初は相手のミスに思うところもありましたが、最終的には「丁寧な対応してくれて良い会社だな」となります。
普通に届くよりも好印象（笑）
ミスは仕方がない、起こった後にどうするかこそが大切だということがこういった点からも分かります。